本系统亦称为电子版文件存档管理系统。

一、为什么要使用文件发布系统

1. 随着企业的发展，电子文件越来越多。人员流动如果电子文件保管不及时，会导致电子文件丢失或不准确。存档在系统中，可以避免这种问题造成的损失。
2. 文件需要发放并控制文件发放范围。纸质文件很容易让人拿走，复印。对于技术文件，属企业的机密文件，无法放到局域网上共享。电子版的文件如果没有系统的管理方式，失密时更是神不知，鬼不觉。
3. 文件需要共享的，共享的范围是需要受到控制的。纸质文件查看不方便，电子文件共享又无法进行范围控制。
4. 文件复印后发放，需要成本。既费复印机，又费人工，还费纸。
5. 同一份文件的新旧文件版本管理比较麻烦。工作效率低。

二、斯坦芬文件管理系统益处：

1. 确保文件安全

    按权限查看文件，文件能充分发放且不失密；
    有文件查看权限的人也带不拷贝不走文件；

    文件上传后带审批流程，用流程保证系统中文件是有效版本。

2. 提高工作效率

    易于文件查询和检索；
    内网上发布，自动新旧版本管理，大大减少文件管理人员工作量，提高了效率；

    可上传文件压缩包

3. 提高工作准确性

    电子版有效版本集中保存，管理上井井有条；
    同一份文件可以按不同类型归类，文件同步更新；

4. 防止文件意外丢失、恶意删除和篡改

    电子版各个版本的有效文件集中管理，防止文件丢失；
    文件不能被彻底删除，有权限的人可以查询被删除的文件；
    文件只能查看不能修改，上传后的版本即无法修改；

5. 支持多场所浏览文件且不失密

    无纸化办公，节约成本和资源；

三、为何要购买斯坦芬文件发布管理系统

1. 应用于企业内部网络，为企业提供一种透明化、便捷的文件管理平台，使日常繁琐的文件管理变得简单应手，轻松自在；

2. 灵活的权限管理：文件夹和文件的权限可自由分配；

3. 自由分类文件，可实现多对多的分类；

4. 可设置每份文件的上传、读取、下载、打印、删除权限，确保文件充分发放且不失密；

5. 文件下载可带水印。水印内容可自定义

6. 技术支持：

    自有OFFICE\PDF浏览器，不必安装OFFICE和PDF软件即可打开相应的文件；

    不限文件格式，均可保存。

7. 设置文件编码中心，自由定义文件编码方式，自动生成文件编号，亦支持手工编码；

8. 文件历史版本管理和更改单

    系统默认打开的是最新版本的文件；
    旧版本可以列出清单，有文件查看权限的用户，可以打开清单并看该文件所有的旧版本及其更改单。

9. 文件发布管理

    新文件发布后，接收者需点击接收按钮。
    文件接收者何时接收的文件，在系统内一目了然，随时可以查询。

10. 审批流程、审批和电子邮件提醒

      可以自定义审批流程。
      文件审批进度一目了然。
      审批全程电子邮件提醒。

11. 文件审批状况查询

      需自已处理的文件，点击一下就可弹出列表进行查看处理。
      有权限的用户，可清楚地看到文件的审批进度。

12. 可设备多种文件分类，并按分类结果进行检索和统计

      按文件名、文件编号、上传时间等单一条件或多重条件实现模糊检索；
      没有该文件的权限，检索到文件也不能打开文件

13. 文件有效期限管理

14.支持手机检索、浏览文件；支持多场所浏览文件。

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